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中检院档案数字化管理系统案例

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建设背景:

 


       档案管理信息化建设是传统档案管理模式向现代化发展的重要标志,是实体档案的保管利用向档案资源的数字化存储、网络化服务转变的重要过程,有利于进一步推动档案管理工作的现代化、标准化和网络化服务进程。"中检院档案数字化管理信息系统"(以下简称"档案系统"、"系统")是依据国家有关档案工作规范,结合中检院档案管理的?#23548;?#32463;验进行量身定制开发,建立文件材料、试验数据等归档件的规范化、科学化管理,对形成的具有保存价?#26723;?#25991;字、照片、图表、声像等不同种类和载体的档案进行收集、归档、保管和利用的管理信息化系统。
       中检院有26个归档部门,院内采用综合布线,局域网联接到每个部门,目前,中检院的档案管理工作仍采用旧版单机系统结合简单的目录管理,缺少电子化全文归档、网络化应用协作、电子原文服务等覆盖档案全业务的技术手段,档案资源的利用?#24335;系汀?#30456;对于中检院办公平台的无纸化应用,档案管理的技术手段相对落后,档案资源的利用空间和潜力很大。因此,有必要建设档案系统,实现档案资源高效便捷、网络化和规范化的管理利用。


建设成果:
 

 

       改革相对落后的单机版目录管理模式,实现档案资源的网络化全文管理,有效提高档案收集、著录、整理、检索和利用的工作效率;建立档案资源电子化、流程化的信息化管理模式,方便中检院用户在网上检索和阅览档案资料,减少纸质档案磨损,方便和提高档案资源的使用率和利用率。
       以国家档案局最新的《归档文件整理规则》和《档案管理软件功能要求规定》等文件为指导依据,结合中检院档案工作的?#23548;?#24037;作特点、人员工作习惯和具体要求,做客户化的定制。
       实现中检院档案收集、著录、整理、归档、查询、查借阅、统?#21697;?#26512;...等日常管理维护的网络化和流程化,配备完?#23631;?#27963;的用户授权机制和查借阅审批流程,实现面向全院的档案原文网络化的查借阅审批管理。
       档案资源是中检院日常工作的历史记录,通过统一用户体系、权限管理机制和底层应用平台,逐步建立"文档管理一体化"的先进应用模式。

 

经验分享:

 


       档案电子化
       过去的档案管理计算机系统多半是简单的目录检索管理,即用计算机录入卡片式的目录来管理整个庞大的档案资料,然后通过计算机查出档案的目录和物理存放位置,对档案内容的利用则还需查阅纸质文件。本系统则是在目录检索管理?#24149;?#30784;上,实现档案的电子化,即工作人员可以在网?#29616;?#25509;借阅和阅览档案,减少纸质档案的磨损,方便档案的使用。当然系统的复杂?#21462;?#23384;储设计以及对安全的要求等技术指标?#19981;?#22823;大提高。

       保证电子档案信息的可读性
       电子档案会有很长时期的保存期限和保存价?#26723;?#25991;档,在存储格式上,既要满足好的和灵活的表?#20013;?#24335;,还要保证格式与其它软件的兼容性问题,即要保证信息存储的独立性不受具体某一种软件或格式的?#38469;?#21448;能方便地无信息损耗地转化为各种通用的格式,以保证电子档案信息长期保存的可读性。

       兼容性
       系统设计需兼容?#38498;茫?#21487;扩充性强,模块化设计,可根据用户的特殊需要增?#26377;?#30340;功能,提供多种数据转换工具和接口,可随时建立与"办公自动化系统"信息数据的无缝接入。

       安全性
       主要是对电子档案"物理生命"与"信息生命"的保护。保护电子文件的"物理生命"主要是?#26469;擰?#25511;制环境的?#29575;取?#38450;机械损伤;对电子文件"信息生命"的保护主要是保证电子文件的?#20013;?#21487;读性、防电脑病毒、控制网络中电子文件系统的安全、系统备份机制。

2019年2月23日 16:43
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